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Section 13
LES NOTES D’AUDIENCE
I / PRINCIPE
Les articles R1423-36 et R1423-50 du code du travail définissent le rôle du greffe au sein du Conseil de Prud’hommes.
Toutes les attributions du greffe sont assumées par le directeur de greffe (Greffier en Chef ) qui peut désigner sous sa responsabilité un ou plusieurs agents du greffe pour exercer une partie des fonctions qui lui sont attribuées .
L’article R 1423-41 prévoit que les conseillers sont assistés par un greffier (ou greffier en chef) aux audiences.
Article R1423-41 du code du travail
Le directeur de greffe tient à jour les dossiers, les répertoires et les registres. Il dresse les actes, notes et procès-verbaux prévus par les codes. Il assiste les conseillers prud’hommes à l’audience. Il met en forme les décisions.
Il est le dépositaire des dossiers des affaires, des minutes et des archives et en assure la conservation. Il délivre les expéditions et les copies.
L’établissement et la délivrance des reproductions de toute pièce conservée dans les services du conseil de prud’hommes ne peuvent être assurés que par lui.
Lorsque la rédaction d’une décision prud’homale est effectuée à l’extérieur du conseil de prud’hommes, le conseiller peut sortir le dossier des locaux de la juridiction, après information du directeur de greffe.
Article R1423-43 du code du travail
Selon les besoins du service, le directeur de greffe peut désigner sous sa responsabilité un ou plusieurs agents du greffe pour exercer une partie des fonctions qui lui sont attribuées aux articles R. 1423-37 à R. 1423-42.
Lors de l’audience du bureau de jugement le greffier assiste les conseillers afin d’authentifier sur le registre d’audience et sur les notes d’audience le déroulement de l’audience:
– composition du bureau de jugement
– mode de comparution des justiciables
– dépôt de conclusions
– les demande et les modifications de demandes
– demandes additionnelles
– demandes reconventionnelles
– fins de non recevoir
– exceptions de procédure
– engagements pris à l’audience
– remises de documents à l’audience
– paiements fait à l’audience
– issue de l’audience
– incidents d’audience
– prétentions des parties (leur argumentation)
– les réponses des justiciables aux questions du Président
– les demandes de production de documents formulées par le bureau de jugement
– l’autorisation de déposes une note en délibéré
II / LES TEXTES APPLICABLES
A / La Circulaire du 24janvier 2011 relative à la présentation du décret n̊ 2010-1165 du 1er octobre 2010 relatif à la conciliation et à la procédure orale en matière civile, commerciale et sociale apporte les précisions suivantes:
2.1. La présentation du cadre général de la procédure orale
L’absence dans le code de procédure civile de définition et de régime de la procédure orale était généralement critiquée, notamment par la doctrine, d’autant que face au silence du code, il est revenu à la jurisprudence d’en préciser le régime. Il en est résulté des règles manquant de lisibilité pour les justiciables et présentant une certaine rigidité, peu en phase avec la nature des affaires jugées suivant une telle procédure.
Pour y remédier, le décret crée un ensemble de règles générales régissant l’ensemble des procédures orales. Ces règles sont insérées au sein du livre premier du code de procédure civile, dans un paragraphe intitulé « dispositions propres à la procédure orale », venant compléter une sous-section 1 consacrée aux débats (livre 1er, dispositions communes, titre XIVe, le jugement, chapitre 1 er, dispositions générales, section 1 , les débats, le délibéré et le jugement).
Ce paragraphe contient les articles 446-1 à 446-4 nouveaux.
Le premier alinéa de l’article 446-1 donne une définition de l’oralité de la procédure. Il prévoit en effet que les parties présentent oralement leurs prétentions et moyens à l’audience, ce qui implique qu’elles peuvent oralement se référer à ceux qu’elles auraient formulées par écrit, le tout étant consigné dans un procès-verbal ou noté au dossier. Cette définition est conforme à celle qui en est donnée par la jurisprudence de la Cour de cassation. …
B / Le Décret n̊ 2010-1165 du 1er octobre 2010 relatif à la conciliation et à la procédure orale en matière civile, commerciale et sociale a ajouté l ‘article 446-1 du code de procédure qui est rédigé comme suit:
Article 446-1 Créé par Décret n̊2010-1165 du 1er octobre 2010 – art. 5
Les parties présentent oralement à l’audience leurs prétentions et les moyens à leur soutien. Elles peuvent également se référer aux prétentions et aux moyens qu’elles auraient formulés par écrit. Les observations des parties sont notées au dossier ou consignées dans un procès-verbal.
C / Le code du travail définit l’oralité comme suit:
Article R1453-4 du code du travail
Les parties peuvent se référer aux prétentions et aux moyens qu’elles auraient formulés par écrit. Les observations des parties et leurs prétentions lorsqu’elles ne sont pas tenues de les formuler par écrit sont notées au dossier ou consignées au procès-verbal.
D / Le code de procédure civile prévoit que le greffier d’audience tient à jour le REGISTRE D’AUDIENCE et les NOTES D’AUDIENCE
Art. 727. du code de procédure civile
Pour chaque affaire inscrite au répertoire général, le secrétaire constitue un dossier sur lequel sont portés, outre les indications figurant à ce répertoire, le nom du ou des juges ayant à connaître de l’affaire et, s’il y a lieu, le nom des personnes qui représentent ou assistent les parties.
Sont versés au dossier, après avoir été visés par le juge ou le secrétaire, les actes, notes et documents relatifs à l’affaire.
Y sont mentionnées ou versés en copie les décisions auxquelles celle-ci donne lieu, les avis et les lettres adressées par la juridiction.
Lorsque la procédure est orale, les prétentions des parties ou la référence qu’elles font aux prétentions qu’elles auraient formulées par écrit, sont notées au dossier ou consignées dans un procès-verbal.
Art. 728. du code de procédure civile
Le secrétaire de la formation de jugement tient un registre où sont portés, pour chaque audience :
la date de l’audience ;
le nom des juges et du secrétaire ;
le nom des parties et la nature de l’affaire ;
l’indication des parties qui comparaissent elles-mêmes dans les matières où la représentation n’est pas obligatoire ;
le nom des personnes qui représentent ou assistent les parties à l’audience.
Le secrétaire y mentionne également le caractère public ou non de l’audience, les incidents d’audience et les décisions prises sur ces incidents.
L’indication des jugements prononcés est portée sur le registre qui est signé, après chaque audience, par le président et le secrétaire.
Le rôle du greffier à l’audience est mis à mal par certains conseillers qui :
-interdisent au greffer de prendre des notes
-soutiennent que le greffier écrit exclusivement sous la dictée du Président.
Il convient de rappeler que le greffier en sa qualité d’authentificateur des décisions de justice note ce qu’il constate.
La présence du greffier est indispensable à peine de nullité de la procédure
L’article 430 du code de procédure civile dispose:
<<La juridiction est composée, à peine de nullité, conformément aux règles relatives à l’organisation judiciaire.
Les contestations afférentes à sa régularité doivent être présentées, à peine d’irrecevabilité, dès l’ouverture des débats ou dès la révélation de l’irrégularité si celle-ci survient postérieurement, faute de quoi aucune nullité ne pourra être ultérieurement prononcée de ce chef, même d’office.
Les dispositions de l’alinéa qui précède ne sont pas applicables dans les cas où il aurait été fait appel à une personne dont la profession ou les fonctions ne sont pas de celles qui l’habilitent à faire partie de la juridiction.>>
Définition du métier de greffier par l’école nationale des greffes:
<<Au civil et au pénal, le greffier est présent à toutes les étapes de la procédure. Il est responsable du respect et de l’authenticité de celle-ci. Il enregistre les affaires, constitue les dossiers, prévient les parties des dates d’audience et de clôture, dresse les procès-verbaux, rédige des actes et met en forme les décisions. Il assiste le magistrat à l’audience. Son rôle est essentiel puisque toute formalité ou acte accompli en son absence pourrait être frappé de nullité>>
● Les contestations afférentes à la régularité de la composition d’une juridiction doivent être présentées, à peine d’irrecevabilité, dès l’ouverture des débats (Cass.Soc. 01/12/04 n̊ 02-46231).
Arrêt de la Chambre sociale de la cour de cassation du 1 décembre 2004
N̊ de pourvoi: 02-46231
LA COUR DE CASSATION, CHAMBRE SOCIALE, a rendu l’arrêt suivant :
Attendu que M. X… a été engagé le 5 juin 1988 comme cuisinier par la société Le Lion d’or, exploitant un hôtel-restaurant géré par M. Y… puis par M. Z… à compter de juin 1998 ; qu’après avoir réclamé l’application du décret de 1988 prévoyant la tenue d’un registre des horaires pour éviter tout litige concernant les heures supplémentaires, le salarié a pris acte de la rupture de son contrat de travail par lettre du 3 novembre 2000, en invoquant les modifications unilatérales de sa rémunération intervenues en janvier 1999 ;
Sur le premier moyen :
Attendu qu’il est fait grief à l’arrêt attaqué (Riom, 3 septembre 2002) d’avoir condamné l’employeur à payer diverses sommes au titre de la rupture abusive, alors, selon le moyen, qu’un fonctionnaire du corps des greffiers doit assister les magistrats à l’audience ; qu’en l’espèce, il résulte de l’arrêt attaqué qu’il n’était présent que lors de l’appel des causes et du prononcé de l’arrêt ; que la cour d’appel a donc violé l’article R. 812-11, alinéa 2, du Code de l’organisation judiciaire ;
Mais attendu qu’aux termes de l’article 430 du nouveau Code de procédure civile, les contestations afférentes à la régularité de la composition d’une juridiction doivent être présentées, à peine d’irrecevabilité, dès l’ouverture des débats ; qu’il ne résulte ni du jugement ni des pièces de la procédure qu’une contestation sur l’absence du greffier lors de l’audience des débats ait été soulevée devant le juge du fond ; que le moyen est irrecevable ;
La signature du greffier est requise à peine de nullité
La cour de cassation dans une jurisprudence constante précise que toute décision (arrêt, jugement, ordonnance de référé) doit être signé par le greffier qui a assisté à son prononcé et ce à peine de nullité
● Aucun texte n’exige, sous peine de nullité, que le greffier signataire du jugement soit celui qui a tenu la plume à l’audience. (Cass.Soc 22/06/94 – Cahiers Prud’homaux n̊7 de 1994 p.110).
● Seul est qualifié pour signer un jugement le greffier qui a assisté à son prononcé. L’arrêt, qui n’est pas signé par le greffier ayant assisté au prononcé, est nul (pourvoi n̊A96-16.944 c/CA Nancy, 24mai 1996). Cass. 2eciv., 7janv. 1999 ; Mutuelle des architectes français (MAF) c/SCP Millot Logier Fontaine eta. : Juris-Data n̊000012.
● Seul est qualifié pour signer un jugement le greffier qui a assisté à son prononcé. En conséquence, l’arrêt signé par un greffier qui n’a pas assisté aux débats ni au prononcé est nul. Cass. 2e civ., C., 11oct. 1995 ; Cie AGF c/ Dacy et a. – pourvoi c/ CA Fort-de-France, 28mai 1993 (Juris-Data n̊002467).
● Seul est qualifié pour signer un jugement le greffier qui a assisté à son prononcé. (Cass. 2ème Civ 11/10/95 – Bull. 95 – II – n̊237).
● L’arrêt qui n ‘est pas signé par le greffier ayant assisté à son prononcé est nul (Cass. 3ème Civ 09/12/98 – Bull. 98 – III – n̊241).
● Seul est qualifié pour signer un jugement le greffier qui a assisté à son prononcé. L’arrêt, qui n’est pas signé par le greffier ayant assisté au prononcé, est nul (Cass. 2e civ., 7 janv. 1999 ; Mutuelle des architectes français (MAF) c/ SCP Millot Logier Fontaine et a. : Juris-Data n̊ 000012. JCP 1999 / n̊ 6 / IV/ 1297 – pourvoi n̊ A 96-16.944 c/ CA Nancy, 24 mai 1996).
● Le jugement, authentifié par le greffier qui a assisté à son prononcé, doit comporter l’indication du nom de celui-ci. (Cass. 2ème Civ 15/02/01 – Bull. 01 II n̊ 29 & JCP 2001 N̊14 IV 1646).
● La mentions du nom du greffier ayant assisté au prononcé est imposée à peine de nullité de la décision. Le jugement authentifié par le greffier qui a assisté à son prononcé, doit comporter l’indication du nom de celui-ci (Cass. 3ème Civ 02/10/02 – Bull.02 – III – n̊ 202).
E / Autonomie du greffier
Le greffier est autonome pour prendre les notes d’audience, toutefois, le président d’audience peut demander expressément au greffier de noter un élément qui lui paraît important dans les déclarations des parties. Le président d’audience peut également faire préciser une réponse ambigue et dicter ce qui doit être noté clairement.
La demande du président est complémentaire. Elle vient d’ajouter au travail du greffier. En aucun cas elle ne vient se substituer au rôle du greffier.
Ci après un extrait du rapport de Mme BROUTECHOUX, Présidente de la Chambre sociale de la cour d’appel de Chambéry.
EXTRAIT DU PETIT GUIDE A L’USAGE DU CONSEILLER REDACTEUR
Il convient de rappeler que la procédure devant le conseil des prud’hommes est orale et qu’il en résulte des conséquences procédurales.
* Lorsque les conclusions sont déposées avant l’audience, elles ne fixent pas le débat, sauf à partir du moment où elles sont reprises à l’audience. Dès lors, elles peuvent être complétées, modifiées oralement à l’audience à charge pour le greffier de prendre note de ces demandes ou moyens nouveaux.
L’obligation pour le greffier de prendre des notes d’audience est spécifiée à l’article R.1453-4 du code du travail « Les prétentions des parties ou la reférence qu ‘elles font aux prétentions qu’elles auraient formulées par écrit sont notées au dossier ou consignées dans un procès-verbal ».
Il est donc particulièrement important que le greffier présent à l’audience prenne des notes d’audience, ce qui permet notamment aux juges d’appel de vérifier que certains points qui n’ont pas fait l’objet de conclusions écrites étaient bien dans le débat ou que le conseil des prud’hommes n’a pas statué sur ce qui ne lui était pas demandé, ou que le conseil des prud’hommes n’a pas statué sur un moyen relevé d’office sans le soumettre au débat contradictoire.
Il convient de préciser que les conseillers prud’hommes ne peuvent pas interdire au greffier d’audience de prendre des notes mais qu’ils peuvent lui demander, par exemple, de noter la réponse à une question posée par le conseil ou de relever les déclarations faites oralement par une partie.
* Lorsqu’une des parties forme oralement des demandes nouvelles ou en abandonne certaines à l’audience, il convient de le préciser à la fin de l’exposé du litige. Cela évitera le reproche (même non fondé) d’une omission de statuer.
Exemples:
« A l’audience la S.A.R.L. EEEa exposé oralement ne plus contester la réclamation formée par son salarié au titre d’heures supplémentaires à concurrence de la somme de XE »;
ou:
« M SSS a ramené sa demande de dommages et intérêts à la somme de Xf au lieu de celle de XXfprécédemment réclamée ».
* Lorsque des conclusions sont déposées au greffe en vue de l’audience (accompagnées ou non de pièces) et qu’elles ne sont pas soutenues oralement (partie non comparante), le conseil des Prud’hommes ne peut pas les prendre en compte dans sa décision et il ne peut pas se fonder sur les pièces ainsi produites.
N.B : d’une manière générale, il est constaté que les exposés du litige rédigés par les conseils des prud’hommes sont particulièrement longs. Ils reprennent souvent en les recopiant l’intégralité des faits, arguments développés par l’une des parties. Cette rédaction peut être le plus souvent allégée sans que cela nuise aux droits des parties.
L.Broutechoux 10/05/2010
Feuillet de notes d’audience du dossier prud’homal==>>nach3