VII / FONCTIONS DU GREFFIER EN CHEF ET RÉPARTITION DES TACHES
Les greffiers en chef ont vocation à exercer des fonctions administratives de direction, d’encadrement et de gestion dans les juridictions. Ils ont vocation à assister le juge dans les actes de sa juridiction.
Tous les actes du secrétariat-greffe sont de la compétence du greffier en chef qui délègue leur exécution aux agents du greffe: (ouverture de dossier, convocation, enrôlement, notification, délivrance de copies, enregistrement des voies de recours, transmission des dossiers à la cour).
Les convocations, les notifications, les avis, etc… sont signés par le greffier en chef ou par les agents qui reçoivent une délégation de signature et signent avec la mention » pour le greffier en chef ».
Hiérarchie
Le greffe est dirigé par un greffier en chef , et dans les plus petits conseils par un greffier.
Le chef de greffe exerce ses fonctions sous l’autorité des chefs de cour d’appel (premier président et procureur général).
Le président du conseil de prud’hommes n’exerce qu’un contrôle à posteriori sur l’action du greffier en chef. En cas de désaccord ou de difficulté, il doit saisir les chefs de cour qui sont les supérieurs hiérarchiques du greffier en chef.
Au sein du greffe les agents exercent leurs fonctions sous l’autorité du chef de greffe; qu’il s’agisse des greffiers en chef adjoints, des greffiers, des adjoints administratifs, des agents administratifs.
Le greffier en chef exerce à la fois des fonctions purement administratives et des fonctions purement judiciaires.
1°) Les fonctions administratives
Le greffier en chef assure la direction du greffe et procède à la répartition des agents en fonction des nécessités du service, organise les services du greffe et l’accueil du public. Il administre le personnel, procède au recrutement des vacataires (lorsque la cour d’appel le lui demande), établit les propositions de notation annuelles des personnels du greffe, veille à l’application des horaires de travail, accorde les congés et organise les permanences et remplacements. il assure l’indemnisation des conseillers prud’hommes. Il constitue les dossiers d’accident de service, etc…
Le greffier en chef est responsable de la bonne utilisation des locaux, de leur entretien, il veille à la sécurité, a en charge l’accueil du public. Il tient la comptabilité et assure la gestion des frais de fonctionnement.
2°) Les fonctions judiciaires
Le greffier en chef et les agents du greffe, reçoivent les demandes, convoquent les justiciables, procèdent aux notifications, constituent les dossiers prud’homaux qui seront examinés par les conseillers. Il appartient au greffe de veiller à la bonne tenue des dossiers et registres .
L’échange des pièces entre les parties en matière de licenciement économique, incombe au greffe qui doit demander au défendeur de déposer ses pièces dans un délai de huit jours et doit les notifier au demandeur avant l’audience de conciliation
Le greffier en chef doit tenir un certain nombre de registres et répertoires : Le répertoire général des affaires (le R.G.) sur lequel sont enregistrées toutes les demandes (les ouvertures des dossiers) dans un ordre chronologique, les registres d’audience de conciliation, de jugement, de référé, le registre des minutes sur lequel sont enregistrées les décisions rendues.
Il est dépositaire des sommes qui sont consignées par les justiciables pour les expertises, il tient la comptabilité des expertises et effectue les paiements nécessaires.
Il est dépositaire des pièces ou objets litigieux dont la consignation au greffe a été ordonnée par les conseillers dans le cadre d’une instance, il s’agit le plus souvent de documents originaux dont on peut craindre la disparition avant l’audience de jugement.
Le greffier en chef ou le greffier tient les audiences, il est le garant de la procédure. Par manque de greffiers, il s’est développé, dans les juridictions, une pratique contestable visant à faire tenir les audiences par des agents de catégorie C, « faisant fonction » de greffier.
Le greffier en chef met en forme les décisions des conseillers et assure la conservation des dossiers, des minutes et des archives. Il délivre les copies de décisions et dresse les états statistiques.